PDF Dokumente

Alle Anforderungen, die für Web-Seiten gelten, gelten auch für PDF-Dateien. Die Art und Weise, wie man sie anwendet, ist jedoch unterschiedlich. Für PDF-Dateien verwendet man oft ganz andere Techniken als für „normale“ Webseiten. Es kann schwierig sein, Büroformate wie PDF zugänglich zu machen, vor allem wenn es sich um große Mengen handelt. Lesen Sie unter besonderen Situationen und Ausnahmen, welche Ausnahmen im Rahmen der aktuellen und künftigen Richtlinien gelten. Dort finden Sie auch Tipps und Hilfsmittel für die ersten Schritte.

• Bestandsaufnahme: Überprüfen Sie die Statistiken Ihrer Website, um festzustellen, wie oft jedes PDF-Dokument aufgerufen wurde.
• Aufräumen: Entfernen Sie alle Dokumente, die nicht mehr aktuell sind. Und löschen Sie alle Dokumente, die wenig oder gar nicht angesehen wurden.
• Prioritäten setzen: Machen Sie die wichtigsten und am häufigsten angesehenen Dateien zuerst zugänglich. Dies kann geschehen, indem Sie sie in eine Webseite umwandeln oder die PDF-Datei selbst zugänglich machen.
• Auf Anfrage: Machen Sie die übrigen unzugänglichen Dokumente auf Anfrage zugänglich. Bieten Sie den Besuchern die Möglichkeit, eine zugängliche Version anzufordern. Geben Sie an, wann die zugängliche Version verfügbar sein wird.

Es ist fast nie notwendig, Informationen in einer PDF-Datei zu speichern. Oft kann man die gleichen Informationen auch auf einer normalen Webseite im CMS unterbringen. Wenn es keinen gewichtigen Grund gibt, PDF zu verwenden, ist es immer die bessere Wahl. Und warum?

1. Webseiten werden auf kleinen Bildschirmen besser angezeigt;
2. PDF-Dateien sind nicht skalierbar;
3. Besucher müssen nicht in eine andere Umgebung wechseln (von der Website zur PDF-Datei);
4. Webseiten werden in der Regel schneller geladen als PDF-Dateien. Dasselbe gilt für Formulare: Sie sind in der Regel benutzerfreundlicher und einfacher zu erstellen, wenn sie auf einer Webseite platziert sind als in einer PDF-Datei.

1. Quelldokumente direkt zugänglich machen: Stellen Sie sicher, dass neue PDF-Dokumente direkt zugänglich gemacht werden. In Word gibt es eine Registerkarte, mit der Sie die Zugänglichkeit Ihres Dokuments überprüfen können.
2. Zugängliche Vorlagen: Lassen Sie Vorlagen für gängige Dokumente (Memo, Vorschlag, Entscheidung) für Open Office oder Microsoft Word erstellen, damit die damit erstellten Dokumente leicht in ein zugängliches PDF umgewandelt werden können.
3. Wird das Dokument von einem Designer formatiert? Wenn ja, schicken Sie eine Checkliste mit, damit auch der Designer die Barrierefreiheit berücksichtigt.
4. Konvertieren Sie die Dokumente in PDF: Das Dokumentenformat sollte PDF/UA sein.

• Nehmen Sie den Titel und die Sprache des Dokuments ordnungsgemäß in die Metadaten auf. Auf diese Weise können die Benutzer von Vorlesesoftware wissen, worum es in dem Dokument geht, und die Software kann die richtige Sprache verwenden.
• Verwenden Sie eine logische Struktur und kennzeichnen Sie diese durch beschriftete Abschnitte wie Überschriften, Listen und Tabellen in der Quelldatei.
• Beschreiben Sie Bilder und Grafiken mit alternativem Text, damit die Benutzer von Vorlesesoftware wissen, worum es sich handelt.
• Erleichtern Sie das Navigieren im Dokument durch Links, Lesezeichen und ein Inhaltsverzeichnis.
• Enthält Ihr Dokument Audio- oder Videomaterial? Dann stellen Sie Audiobeschreibungen und Transkriptionen, Untertitel (für Videos) und bei Bedarf eine Synchronisation bereit.
• Beschriften Sie Felder in Tabellen und Formularen so, dass ihr Inhalt bei Verwendung eines Bildschirmlesegeräts klar ist.

Bilder in PDF-Dateien, die Informationen vermitteln (d. h. nicht nur dekorativ sind), sollten mit Alternativtext versehen werden. Diesen können Sie bereits in den meisten Programmen hinzufügen, die Sie zur Erstellung der Quelldateien von PDFs verwenden (wie Microsoft Word und Open Office Writer). Sie können ihn auch nachträglich in einem Programm wie Adobe Acrobat Pro als Nachbearbeitung der PDF-Datei hinzufügen. Dekorative Bilder sollten in PDFs so positioniert werden, dass sie von Hilfsmitteln ignoriert werden können.

Für PDF-Dateien gelten die gleichen Kontrastanforderungen wie für Webseiten. Das bedeutet, dass der Kontrast zwischen Vorder- und Hintergrundfarben ausreichend sein muss.

Wenn ein Text strukturiert ist, d. h. z. B. aus Überschriften, Absätzen, Aufzählungszeichen und Ähnlichem besteht, müssen Sie diese Struktur in der PDF-Datei erfassen. Das können Sie in Programmen wie Microsoft Word und Open Office Writer tun oder nachträglich mit einem Programm wie Adobe Acrobat Pro. Haben Sie es mit einem gescannten Dokument zu tun? Dann ist die automatische Umwandlung des Scans in echten Text mit optischer Zeichenerkennung (OCR) der erste Schritt.

Wenn Sie den Scan in Text umgewandelt haben oder mit einer Quelldatei arbeiten, die bereits aus Text besteht, verwenden Sie die richtigen Formatierungsprofile, um Überschriften, Listen und Absätze zu markieren. Auch Tabellen sollten Sie auf eine bestimmte Weise in der Quelldatei platzieren oder nachträglich anpassen. Nur dann sind die Tabellen auch für Besucher, die Hilfsmittel benutzen, nutzbar.

PDF-Dateien können Links enthalten. Der Benutzer kann dem Link wirklich folgen, wenn er richtig platziert wurde. Links in PDF-Dateien sollten alle Anforderungen an die Zugänglichkeit von Links erfüllen und außerdem mit den richtigen Techniken in der Datei platziert werden.

Es ist möglich, ein Formular in einer PDF-Datei zu platzieren. Diese Formulare müssen alle Zugänglichkeitsanforderungen für Formulare erfüllen. So ist es beispielsweise auch in PDF-Dateien vorgeschrieben, klare Anweisungen für Eingabefelder zu geben. Die Technik, mit der Sie die Anforderungen erfüllen, unterscheidet sich jedoch oft von HTML-Formularen.

Die Anweisungen (Labels) und alle anderen Formularelemente müssen mit geeigneten Techniken im PDF-Dokument platziert werden. Wenn ein Besucher ein Feld falsch ausfüllt, muss dies dem Besucher in einer zugänglichen Weise mitgeteilt werden. Dies kann nicht mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder Open Office Writer geschehen. Hierfür benötigen Sie Adobe Acrobat Pro oder ein anderes fortgeschrittenes PDF-Bearbeitungsprogramm.

Für Besucher mit Hilfsmitteln ist es nicht immer klar, wo sie sich beim Lesen einer PDF-Datei befinden. Daher sollte jede PDF-Datei einen eindeutigen Titel haben. Bei längeren Dokumenten ist es wichtig, Lesezeichen anzulegen. Mit Lesezeichen können Sie Abschnitte eines Dokuments, z. B. Kapitel, markieren. Der Besucher kann über die Lesezeichen leicht zu einem anderen Abschnitt springen.

Sie sollten auch auf die Tabulator- und Lesereihenfolge achten. Gerade bei PDF-Dateien mit etwas mehr Formatierung, z. B. einem Text, der sich über mehrere Spalten erstreckt, ist dies wichtig. Denn wenn die Lesereihenfolge nicht stimmt, liest die Vorlesesoftware nicht spaltenweise, sondern zeilenweise. Alle ersten, zweiten und folgenden Zeilen der Spalten werden dann zusammengeklebt.

Die Anforderungen an die Zugänglichkeit, die sich auf die Sprache eines Textes beziehen, gelten auch für PDF-Dateien. Geben Sie für die gesamte Datei die Sprache des Textes an. Dies kann in einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder Open Office Writer oder mit Adobe Acrobat Pro erfolgen. Wenn es im Text Wörter und Sätze gibt, die in einer anderen Sprache geschrieben sind, sollten Sie auch diese markieren.

Pleio PDFchecker(Links zu einer externen Website) ermöglicht es Ihnen, PDF-Dateien auf eine Reihe von wichtigen WCAG 2.1-Kriterien für Barrierefreiheit zu testen ;und auf die meisten PDF/UA-Anforderungen. Die Anwendung hilft Ihnen, häufige Fehler bei der digitalen Zugänglichkeit in Ihrem Dokument zu erkennen.

Sobald Sie wissen, welche Dinge angepasst werden müssen, können Sie PDF-Dateien in verschiedenen Programmen nachbearbeiten. Das bekannteste Programm ist Adobe Acrobat Professional. Mit ihm können Sie bestehende PDF-Dateien bewerten, reparieren und verbessern. Die Pro-Version ist Voraussetzung für die Bearbeitung von Dokumenten. Eine weitere Möglichkeit ist AxePDF. Auch hier handelt es sich um ein kostenpflichtiges Programm.

Sind die Dateien sehr groß und enthalten z.B. Karten oder viele und große Bilder. Es gibt Alternativen, um diese Dateien in durchsuchbare PDFs zu verwandeln, z. B. Epub oder Iwink.