Tipps zum Einsatz von TYPO3 für das Dokumentenmanagement

Immer mehr Gemeinden wenden sich an uns mit der Bitte, eine Website zur Veröffentlichung von WOO-Anfragen einzurichten. Während wir an der Verknüpfung mit dem Fall-System arbeiten, besteht die Notwendigkeit, WOO-Anträge vorübergehend manuell zu veröffentlichen. Als OpenGemeenten unterstützen wir gerne Ihren Wunsch, offen mit den Einwohnern zu kommunizieren und verstehen die Notwendigkeit, diese Arbeit nicht aufzuschieben, bis die neue Verbindung mit Conduction realisiert ist.

Während wir Ihre Initiative begrüßen, ist es wichtig zu betonen, dass TYPO3 nicht grundsätzlich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist. Dies bringt einige Herausforderungen und Risiken mit sich, insbesondere für kommunale Organisationen, die bestimmte Vorschriften wie Barrierefreiheit und Datenschutz einhalten müssen. Nachfolgend finden Sie unsere Ratschläge für die Verwendung von TYPO3 zur Verwaltung und Freigabe von Dokumenten. Diese Ratschläge gelten immer für die Veröffentlichung von Dokumenten auf einer Website, aber die Risiken werden durch die große Menge an Dokumenten, die auf dieser Art von Websites veröffentlicht werden, noch verstärkt.

1. Zugänglichkeit
   • Die Gemeinden sind gesetzlich verpflichtet, zugängliche Dokumente zur Verfügung zu stellen. Die Veröffentlichung einer großen Anzahl von Dokumenten kann dies erschweren, da nicht alle Dokumente von Natur aus zugänglich sind und möglicherweise geändert werden müssen.
2. Persönliche Daten
   • Wenn mehr Dokumente eingestellt werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich darunter auch Dokumente mit personenbezogenen Daten befinden. Dies birgt Risiken für die Privatsphäre und den Datenschutz.
   • Sobald ein Dokument in TYPO3 eingestellt wird, wird es öffentlich, auch wenn es noch nicht mit einer Seite verknüpft ist. Das bedeutet, dass ein Dokument, das personenbezogene Daten enthält, bereits zum Herunterladen verfügbar sein kann, bevor Sie die Möglichkeit hatten, es zu ersetzen oder zu löschen. In Situationen, in denen eine große Anzahl von Belegen eingestellt wird, steigt das Risiko einer versehentlichen Offenlegung personenbezogener Daten erheblich.
3. Manuelle Arbeit für Redakteure
   • Das Hochladen und Verwalten von Dokumenten in Typo3 erfordert von den Redakteuren einen hohen manuellen Aufwand. Dies kann zu einer erhöhten Arbeitsbelastung und einem erhöhten Fehlerrisiko führen. Es ist wichtig, effiziente Arbeitsabläufe und Unterstützung anzubieten, um diesen Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten.
4. Risiken beim Verschieben von Dokumenten
   • Das Herunterladen von Dokumenten aus dem Fallbearbeitungssystem (wo Authentifizierung und Autorisierung gewährleistet sind) und das erneute Hochladen in TYPO3 birgt erhebliche Risiken. Dies funktioniert abseits der ausgetretenen Pfade und kann zu Datenlecks führen.
5. Einhaltung der kommunalen Normen
   • Prüfen Sie vor dem Verschieben von Dokumenten, ob dies nach den kommunalen Normen zulässig ist. Beziehen Sie den Datenschutz- und Sicherheitsbeauftragten und die Rechtsabteilung ein. Nur wenn diese zustimmen, können Sie mit diesem Ansatz fortfahren.

Vorläufige Lösung

Erstellen Sie eine Prognose, wann ein neues Fall-System eingeführt wird. Dies hilft bei der Planung der vorübergehenden Speicherung von Dokumenten in TYPO3.

Strategie für die Neuzuweisung

Erstellung eines Plans für die rückwirkende Übertragung aller Dokumente zurück in das Fallbearbeitungssystem. Entwicklung einer Strategie, um sicherzustellen, dass die Dokumente in das richtige System zurückgeführt werden, sobald das neue Fallbearbeitungssystem in Betrieb ist.

Anhebung der Dateibeschränkungen

Wenn die Größe der Dokumente ein Problem darstellt, können wir eine Erhöhung der Speichergrenzen pro Datei in Betracht ziehen.

Speicherplatz auf dem Server

Pro Website stehen 40 Gigabyte zur Verfügung. Wenn mehr Platz auf dem Server benötigt wird, wird dies extra berechnet.

Obwohl TYPO3 nicht grundsätzlich ein Dokumentenmanagementsystem ist, kann es vorübergehend für die Verwaltung und den Austausch von Dokumenten verwendet werden, sofern die oben genannten Herausforderungen und Risiken angemessen bewältigt werden. Es ist wichtig, eine klare Strategie für die Rückführung von Dokumenten in das Fall-System zu haben und eng mit den relevanten Abteilungen innerhalb der Stadtverwaltung zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Schritte mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen. Es ist wichtig zu betonen, dass die Verantwortung für diese Punkte nicht bei den Web-Redakteuren liegt, da diese nur Dokumente einstellen, sondern bei der Gemeinde selbst.