Anforderungen für Ihre erfolgreiche Ausschreibung
Wer schon einmal eine Ausschreibung für einen neuen kommunalen Internetauftritt durchlaufen hat, weiß, dass dies ein zeitaufwändiger und komplizierter Prozess ist. Für Sie ist es möglicherweise das erste Mal, dass Sie eine Ausschreibung erstellen. Dabei stellen Sie sich sicherlich Fragen, wie die Folgenden: Welche Anbieter kommen in Betracht? Was sind unsere Anforderungen? Was fordern wir an Nachweisen und somit an Sicherheit in der Ausschreibung? Unsere Liste beschreibt Anforderungen, auf die Sie in Ihrer Ausschreibung achten sollten.
1. Aktuelle und damit sichere Systeme
Verwenden Sie stets ein aktuelles und sicheres Content Management System (CMS). Fordern Sie in der Ausschreibung Aussagen zu den Kosten für Updates (Wechsel Minor Version) und Upgrades (Wechsel Major Version). So vermeiden Sie kostspielige Folgeprojekte.
OffeneGemeinden nutzt immer die aktuelle Version von TYPO3. Garantiert! Das CMS wird stetig weiterentwickelt und wir sorgen dafür, dass Sie die neueste Version verwenden. Alle anderthalb Jahre erscheint eine neue Major Version. Diese Upgrades führen wir mit einem Aufwand von 4.200 € pro Bürgerservice-Website durch.
2. Open Source
Setzen Sie auf Open Source. Durch ein Open Source System sind Sie unabhängig vom Anbieter und gehen verantwortungsvoll mit öffentlichen Geldern um.
OffeneGemeinden nutzt nicht nur das Open Source CMS TYPO3. Wir geben darüber hinaus unser Wissen und Teile unserer Arbeit kostenlos weiter. Darunter unser Icon-Set für die öffentliche Hand. Die Aussage unserer Icons ist leicht zuerfassen. Sie helfen Besuchern bei der Auswahl der richtigen Aufgabe und unterstützen die Lesbarkeit und das schnelle Erfassen von Informationen.
3. Individuelles Design im Einklang mit ihrer Corporate Identity
Ein individuelles Design ist für die Wiedererkennung und Identifikation Ihrer Gemeinde wichtig. Aber auch teuer.
Mit OffeneGemeinden erhalten Sie ein auf Benutzerfreundlichkeit optimiertes Designsystem, dass Sie an Ihre Corporate Identity anpassen können. Ohne dafür bezahlen zu müssen.
4. IT-Sicherheit
Das BSI(Zeigt auf eine externe Webseite) definiert die Anforderungen an ein sicheres IT-Gesamtsystem. Erfüllen Sie diese.
Mit OffeneGemeinden übertreffen Sie die Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz bei Weitem.
5. Garantierte technische Barrierefreiheit
Nehmen Sie eine Anforderung in die Ausschreibung auf, dass Ihre Website innerhalb eines Monats nach Fertigstellung mit der WCAG 2.2 internationale und mit der BITV 2.0 nationale Richtlinien erfüllt. Fordern Sie, dass die technische Barrierefreiheit über die Laufzeit des Vertragsverhältnisses garantiert ist. Fordern Sie außerdem Referenzen ein, die diese Expertise belegt.
OffeneGemeinden erreicht im Google Lighthouse Test volle Punktzahl für technische Barrierefreiheit. Wir garantieren die digitale technische Barrierefreiheit. OffeneGemeinden gibt alle zwei Jahre ein Audit in Auftrag. Damit weisen wir nach, dass Ihre Website garantiert technisch konform mit den geltenden internationalen und nationalen Richtlinien ist. Zusätzlich können Sie ebenso ein Audit Ihrer eigenen Website beauftragen. Stellt sich heraus, dass es noch etwas gibt, das wir nicht vollständig barrierefrei umgesetzt haben? Dann kümmern wir uns sofort und ohne Aufpreis darum.
6. Landing Pages und Micro Sites
Nutzen Sie für Ihre angebundenen kommunalen Einrichtungen und Projekte dedizierte Websites oder Landing Pages. Planen Sie sorgfältig Ihren Bedarf, welche Zeitrahmen und Kosten akzeptabel sind und ob Sie ein eigenständiges Design benötigen. Fordern Sie in Ausschreibung eine standardisierte Lösung für Landing Pages und Micro Sites ein. Praktisch alle Content Management Systeme verfügen überentsprechende Lösungen. Ohne eine definierten Standard kann die Erstellung solcher Sites ein kostspieliges und langwieriges Projekt sein.
Mit OffeneGemeinden können Sie beliebig viele Themen-Websites anlegen und pflegen. Dabei handelt es sich um eine Lösung, die schnell und zu akzeptablen Kosten eingesetzt werden kann. Wir entwickeln solche Websites ab 5.500 € mit einer Vorlaufzeit von 6 Wochen.
7. Suchmaschinenoptimierung
Suchmaschinenoptimierung (SEO) bedingt schnelle Lade- und Reaktionszeiten.
OffeneGemeinden erreicht höchste Punktzahlen im Google Lighthouse Test für "Performance" und "SEO".
8. Kosten für Betrieb, Wartung und Support
Fordern Sie den Bieter auf, alle Kosten für Betrieb, Wartung und Support transparent darzustellen. Stellen Sie sicher, dass diese laufenden Kosten kalkulierbar sind. Eine Stundenbasierte Abrechnung ist nicht akzeptabel. Die Gesamtkosten für ein System können Sie sich in einer Total Cost of Ownership (TCO) Analyse darstellen lassen.
OffeneGemeinden hat sehr niedrige TCO, denn anstatt aufwändiger Redesigns oder teurer Upgrades entwickeln wir OffeneGemeinden stetig weiter. Die genannten laufenden Kosten sind kalkulierbar. Eine stundenbasierte Abrechnung erfolgt von uns nicht. Sie sind immer auf dem neuesten Stand der Technik. Ihr System ist stabil und sicher. Da wir das Produkt bei vielen Kunden im Einsatz haben, entdecken wir Fehler schnell und rollen entsprechende Fehlerbehebungen früh aus. Die Supportaufwände sind gering.
9. Austausch mit anderen Kommunen
Regelmäßig lesen wir in Ausschreibungen, dass eine Zusammenarbeit mit anderen Kommunen gewünscht (oder sogar gefordert) wird. Allerdings wird diese Anforderung oftmals nicht konkretisiert. Definieren Sie, was Ihnen wichtig ist und wie Sie sich die Zusammenarbeit vorstellen. Auch wenn Sie nur ein kleines Team mit begrenzten Kapazitäten haben, können Sie von dem Wissen und der Entwicklung in anderen Kommunen profitieren.
OffeneGemeinden hat eine große Gemeinschaft von mehr als 30 Gemeinden. Wir fördern die Zusammenarbeit und die Gemeinden stehen im Austausch. Wir haben verschiedene Mittel, um dies zu erreichen. Einmal im Jahr veranstalten wir einen Gemeindetag, der dem Wissensaustausch und der Weiterentwicklung unseres Konzepts gewidmet ist. Außerdem organisieren wir monatliche Treffen, in denen ein Thema Ihrer Wahl im Videoanruf thematisiert und diskutiert wird. Und schließlich haben wir ein Gemeinschaftsportal, auf dem viele Fragen gestellt und Wissen ausgetauscht wird. Das ist echte Zusammenarbeit!
10. Konsequenzen beim Nichterfüllen von Anforderungen
In einer Ausschreibung werden viele Muss-Kriterien definiert. Stellen Sie in der Ausschreibung klar, was passiert, wenn ein Bieter den vereinbarten Termin nicht einhält oder wenn sich herausstellt, dass die Website nicht WCAG-konform ist. Schaffen Sie so Verbindlichkeit beim Bieter und verhindern Sie so, dass alle Ausschreibungsbeteiligten „einfach zu allem Ja sagen“.
Bei OffeneGemeinden treffen wir klare Vereinbarungen zu Themen wie Planung und Barrierefreiheit. Wir entwickeln eine kommunale Website in einer Vorlaufzeit von 3 Monaten und alles, was wir liefern, ist barrierefrei. Garantiert!
11. Konzentration auf Lösungen
Vermeiden Sie, Anforderungen zu definieren, die aus Ihrer Frustration mit der aktuellen Lösung entstanden sind. Lösen Sie sich von den bestehenden Problemen und damit verbundenen Krücken. Definieren Sie stattdessen den künftigen gewünschten Zustand. Fordern Sie außerdem eine Präsentation der angebotenen Systeme, bei der Ihnen Lösungswege präsentiet werden. Das kann sehr inspirierend sein.
OffeneGemeinden enthält dutzende barrierefreien Komponenten, die Sie für den Aufbau Ihrer Website verwenden können, darunter einen Media-Player und Erweiterungen für die datenschutzkonforme Anzeige von interaktiven Karten. Unsere Demo-Website der fiktiven Gemeinde Quellfeld(Zeigt auf eine externe Webseite) bietet einen vollständigen Überblick über das Potential von OffeneGemeinden.
